Empieza con la guía para empezar: te lleva por toda la configuración en unos quince minutos. Vuelve aquí cuando quieras el detalle.
Todo, desde el primer inicio de sesión hasta el domingo en la mañana. Si estás configurando una iglesia nueva, sigue las secciones 1 a 5 en orden: cada una se apoya en la anterior. Si eres voluntario y solo quieres saber cómo aceptar una solicitud, ve directo a la sección 9.
Cada persona en Ministry Order tiene uno de tres roles. El rol decide lo que ve al abrir la app, así que vale la pena definirlo bien antes de invitar a alguien.
| ¿Pueden… | Administrador | Líder | Voluntario |
|---|---|---|---|
| Ver su propio horario y responder solicitudes | Sí | Sí | Sí |
| Crear y editar eventos y órdenes de servicio | Sí | Sí | No |
| Asignar personas a equipos en un evento | Sí cualquier equipo | Sí solo los equipos que lidera | No |
| Abrir la pestaña Administrar | Sí | Sí | No |
| Ver correos y teléfonos | Sí | No | No |
| Agregar, quitar o cambiar el rol de alguien | Sí | No | No |
| Crear equipos, puestos y segmentos; configurar la zona horaria | Sí | No | No |
Los líderes ven nombres y roles, pero no los datos de contacto. Es a propósito: así puedes darle a un líder de alabanza acceso para programar sin entregarle todo el directorio de la iglesia.
Hay un segundo tipo de liderazgo, más limitado. Marca a alguien con estrella en la lista de un equipo y se convierte en líder de equipo de ese equipo: puede asignar personas, fijar la hora de llegada y enviar solicitudes, solo en ese equipo. Marca con estrella a tu líder de alabanza en Alabanza y podrá organizar la banda sin poder tocar Producción.
Un Líder que no tiene estrella en ningún equipo puede armar el orden del servicio y agregar equipos a un evento, pero no puede asignar a nadie a nada. Si haces Líder a alguien, márcalo con estrella en el equipo o los equipos que de verdad dirige.
La estrella solo controla la programación. No permite agregar ni quitar personas, cambiar roles ni crear equipos, puestos o segmentos: eso sigue siendo de los administradores, sin importar cuántos equipos lidere alguien.
Quien creó la cuenta de la iglesia es el dueño. El dueño tiene todos los permisos de administrador y nadie puede eliminarlo, ni siquiera otros administradores. Los pagos están ligados al correo del dueño.
Haz estas cinco cosas en orden. Saltarte pasos casi siempre significa volver atrás: no puedes asignar a alguien a un puesto que todavía no existe.
Administrar datos → Zona horaria
Haz esto antes de crear cualquier cosa. Cada hora de servicio que escribes se guarda en esta zona y se muestra en esta zona a todos, estén donde estén. Si pones un servicio a las 7:00 p. m., un voluntario que esté de viaje en otro país también ve 7:00 p. m.: la app nunca cambia las horas a su reloj local.
Administrar datos → Equipos → + Agregar equipo
Un equipo es un ministerio: Alabanza, Producción, Ujieres, Niños. Empieza con los que programas cada semana.
Administrar datos → toca un equipo → Administrar puestos
Los puestos son las tareas dentro de ese equipo: Baterista, Camarógrafo, Bienvenida. Consulta la sección 4 para saber cuántos crear.
Administrar datos → Personas (móvil) o Personas (web)
Administrar datos → toca un equipo → Administrar lista
Marca a todos los que sirven en ese equipo. Esto hace que aparezcan como opciones al programar y les permite tomar lugares libres.
Mientras estás en Administrar datos, crea también tus segmentos: Oración, Alabanza, Anuncios, Prédica, Ofrenda. Son las etiquetas a la izquierda del orden del servicio y las vas a necesitar antes de armar tu primer plan.
Ve a Administrar datos → Personas → Agregar persona y escribe su nombre. El correo es opcional, pero importante:
Cuando agregas a alguien con correo, descarga la app y se registra con ese mismo correo. La app lo reconoce y lo conecta a tu iglesia automáticamente. Si se registra con otro correo, entrará a una cuenta vacía: elimina su registro y vuelve a agregarlo con el correo que realmente usó.
Tu plan cubre hasta 200 personas. La app lo revisa antes de agregar a alguien, y puedes ver tu uso actual en la barra lateral del panel web. Si estás cerca del límite, quita a quienes ya no sirven en lugar de subir de plan de inmediato.
Toca a una persona en la lista de Personas y cambia su rol a Administrador, Líder o Voluntario. Solo los administradores pueden hacerlo. Da el rol de Líder a líderes de alabanza y encargados de ministerio que arman sus propios horarios; deja a todos los demás como Voluntario.
Un equipo es un ministerio. Un puesto es una tarea dentro de él. Los puestos pertenecen a su equipo, así que Producción puede tener un Fotógrafo y Comunicación también, y son totalmente independientes: puestos distintos que comparten nombre.
Abre Administrar datos → toca un equipo → Administrar puestos, escribe un nombre y presiona Agregar. Eso es todo: no hay otra lista que mantener aparte.
Cada puesto tiene una cantidad de lugares. Es cuántas personas necesitas en esa tarea:
Si tus camarógrafos son intercambiables, crea un puesto de Camarógrafo con 5 lugares. Si la Cámara 1 es el plano abierto y la Cámara 3 la del balcón (tareas específicas y distintas), crea del Camarógrafo 1 al 5 como puestos separados. Las dos formas son correctas; elige la que se parezca a cómo das instrucciones a tu gente.
Toca un puesto para cambiarle el nombre. Cambiar el nombre es seguro: quienes ya están programados conservan ese puesto, porque las asignaciones apuntan al puesto en sí y no a su nombre. Eliminar un puesto no quita a nadie que ya esté programado en él; solo deja de ofrecerse en el futuro.
En Administrar lista marcas quién pertenece al equipo y pones estrella a quien deba ser líder de equipo. Una persona con estrella puede organizar ese equipo (asignar personas, fijar la hora de llegada, enviar solicitudes) sin poder tocar ningún otro.
La estrella solo funciona si su rol en la app es Líder. Poner estrella a un Voluntario no hace nada; primero cambia su rol en Personas. Consulta la sección 1.
Los eventos viven en carpetas: Servicios dominicales, Noches de jóvenes, Navidad. Al crear un evento eliges a qué carpeta pertenece, o creas una nueva. Las carpetas mantienen ordenado un calendario lleno; no cambian cómo funciona nada.
Desde Eventos, toca + y escribe el nombre, la carpeta, la fecha y la hora de inicio. Luego decide qué copiar de tu evento más reciente:
| Copiar equipos | Copiar orden | Lo que obtienes |
|---|---|---|
| Activado | Activado | La lista y el orden del servicio de la semana pasada. A todos los asignados se les pide confirmar la nueva fecha. |
| Activado | Desactivado | El mismo equipo y un orden del servicio vacío. Bueno para un servicio con otra estructura. |
| Desactivado | Activado | El mismo orden del servicio, sin nadie asignado. Bueno para un formato fijo con un rol de servicio nuevo. |
| Desactivado | Desactivado | Un evento completamente en blanco. |
Al copiar equipos, todos llegan como pendientes, no como aceptados. Cada uno tiene que confirmar la nueva fecha. Es a propósito: el sí de la semana pasada no es el sí de esta semana.
Los eventos se atenúan en la lista de Eventos a la medianoche del día después del servicio y desaparecen del horario de todos en ese mismo momento. No se elimina nada: puedes abrir, exportar o duplicar un evento viejo cuando quieras.
Abre un evento y usa la sección Orden. Cada fila es un elemento del programa, y las horas de inicio se calculan solas a partir de la hora de inicio del servicio y la duración de cada elemento: cambia una duración y todo lo de abajo se ajusta.
Toca Agregar elemento y luego define:
Pon como segmento tu segmento de alabanza y aparece una sección de lista de canciones. Agrega cada canción con título, tono y duración. Los tonos salen de una lista fija (C, Cm, C#, Db…) para que los cifrados y las pantallas de plataforma sean consistentes.
La duración total del elemento se calcula a partir de las canciones, así que no tienes que sumarlas. Las canciones también aparecen una por una en el PDF exportado y en el Modo en vivo, cada una con su hora de inicio.
Usa Editar (o Editar orden en la web) y arrastra los elementos a su lugar. Todas las horas de inicio se recalculan mientras lo haces.
En la sección Equipos del evento, toca + y elige un equipo. Aparece como una tarjeta con su propia hora de llegada.
Toca la tarjeta del equipo y edita la hora de llegada. Es cuando ese equipo tiene que llegar, no cuando empieza el servicio: producción puede llegar a las 8:30 a. m. para un servicio a las 10:00 a. m. La hora de llegada es la que ve el voluntario en su horario y en el calendario si lo guarda.
Dentro de la tarjeta del equipo, toca la fila de una persona para elegir quién la ocupa, y toca el puesto debajo de su nombre para definir qué hace. Primero aparece la gente de la lista del equipo; también puedes elegir entre todos en la iglesia.
El menú del nombre cambia quién sirve: cámbialo o quítalo y deja el lugar libre. El menú del puesto que está debajo cambia qué hace. Elegir "Sin asignar" en el menú del puesto quita la tarea pero deja a la persona en el equipo.
No tienes que llenar cada puesto tú mismo. Deja un lugar vacío y aparece como Se necesita: cualquier voluntario de la lista de ese equipo lo verá en su app como una oportunidad abierta y podrá tomarlo él mismo.
Esta es la parte que muchos olvidan. Nadie recibe aviso cuando lo asignas. Las asignaciones nuevas quedan en borrador para que armes todo el horario sin mandar un montón de notificaciones mientras cambias de opinión.
Cuando estés listo, abre la tarjeta del equipo y toca Enviar N solicitudes pendientes arriba. En ese momento los voluntarios reciben la notificación y la solicitud aparece en su horario.
Solo aparece cuando hay personas sin avisar en ese equipo. Si a todos ya se les envió la solicitud, no hay nada que enviar y el botón se oculta.
También verás un pequeño sobre junto a quien todavía no ha recibido aviso, para que sepas de un vistazo quién sigue en borrador.
Cada persona muestra un color según su respuesta:
Arriba de las tarjetas de equipo hay un control con tres opciones. Cambia cómo se ven todos los equipos del evento, y tu elección se recuerda en ese dispositivo.
Primero la persona, debajo el puesto. Responde "¿quién sirve?" y es la vista que prefieren la mayoría de los voluntarios. Ordenada: aceptados, pendientes, libres y luego rechazados.
Primero el puesto, debajo la persona. Aparecen todos los puestos del equipo, incluso los que todavía no tienen a nadie. Responde "¿está completo el equipo?"
Quien esté asignado sin puesto no aparece aquí, porque esta es una lista de tareas. Sigue viéndose en Personas.
Solo los huecos. Todo lo cubierto desaparece, en todos los equipos a la vez. La pestaña tiene un indicador naranja con el total de puestos sin cubrir en el evento, para que veas que hay un problema sin cambiar de vista. Un equipo completo muestra una palomita verde en lugar de una tarjeta vacía.
Cambia a Se necesita, recorre la lista y toca cualquier hueco para ir directo a asignarlo. Cuando todas las tarjetas digan "Equipo completo", terminaste.
Al pie de cada tarjeta verás los conteos: cuántos puestos están cubiertos, cuántos están libres y cuántas personas rechazaron. Los rechazos se cuentan aparte porque se manejan distinto: un lugar vacío necesita que encuentres a alguien, y uno rechazado necesita que vuelvas a preguntar.
Esta es la versión corta para enviarle a tu equipo.
Abre Mi horario. Todo lo que espera tu respuesta muestra los botones Aceptar y Rechazar. Toca uno. Puedes cambiar tu respuesta después desde la misma pantalla: toca Rechazar en algo que aceptaste, o al revés.
Si tu equipo necesita a alguien y estás en la lista de ese equipo, aparece en Oportunidades abiertas con el puesto que se necesita. Toca Aceptar para tomarlo. Quedas programado de inmediato, sin que nadie tenga que aprobarlo.
Ve a tu Perfil y abre Fechas no disponibles para agregar las fechas en que no estarás. Agrega una fecha de inicio, una fecha final y, si quieres, un motivo.
Las fechas no disponibles no bloquean nada automáticamente: avisan a quien está programando. Si un líder intenta ponerte en una fecha que marcaste, recibe una advertencia con tu motivo y tiene que decidir pasarla por alto.
Abre una asignación y usa la opción del calendario para guardarla en el calendario de tu teléfono. Se guarda a tu hora de llegada, no a la hora de inicio del servicio, con tu puesto y tu equipo en las notas.
Los voluntarios pueden ver el plan completo de los eventos en los que están, pero no pueden cambiar nada ni ven la pestaña Administrar. Es normal, no es un problema con tu cuenta.
Nadie tiene que recibir una llamada el sábado en la noche. Una hora antes de la hora de llegada de cada equipo, todos los que sirven en ese equipo reciben una notificación con su puesto, el servicio y la hora; por ejemplo: "Banda — hora de llegada 6:00 p. m. Recordatorio: sirves como Bajista en Noche de Alabanza Juvenil."
Solo quienes aceptaron su solicitud y tienen un puesto asignado. Es a propósito:
La hora de llegada de tu equipo, no la hora de inicio del servicio. Si tu servicio empieza a las 10:00 y Producción llega a las 8:00, Producción recibe el recordatorio a las 7:00, no a las 9:00, una hora después de cuando debía llegar. Cada equipo recibe el suyo según su propia hora de llegada, así Banda y Producción lo reciben en momentos distintos.
Las horas se leen en la zona horaria de tu organización, que se configura en Administrar → Zona horaria. Si la hora de llegada de un equipo está vacía o escrita de una forma que no es una hora, el recordatorio usa la hora de inicio del servicio.
Cada voluntario controla los suyos. Abre Perfil → Ajustes y desactiva Recordatorios de hora de llegada. Están activados a menos que alguien los apague, así que nadie tiene que activarlos. Apagarlos no afecta las solicitudes de servicio: esas siguen llegando.
Revisa, en este orden: que la persona haya aceptado y no lo haya dejado pendiente; que tenga un puesto y no uno vacío; que las notificaciones de Ministry Order estén permitidas en los ajustes de su teléfono; y que Recordatorios de hora de llegada esté activado en su perfil.
Abre el evento y toca En vivo. Verás el orden del servicio en pantalla completa con un reloj, mostrando lo que pasa ahora, lo que ya terminó y lo que sigue. Antes del servicio hace una cuenta regresiva hasta el primer elemento; durante el servicio muestra la hora actual.
Está hecho para un monitor de retorno o una pantalla de plataforma: úsalo en una tableta o una laptop conectada a una pantalla. El panel web tiene la misma vista en Iniciar en vivo.
Toca Compartir en el evento y elige qué exportar en PDF:
El PDF incluye la hora de fin del servicio y la duración total, para que veas de un vistazo si el plan realmente cabe.
Los cambios se sincronizan al instante con todos los que tienen el evento abierto. Si quitas una canción a mitad del servicio, las horas de todos se actualizan.
Ministry Order cuesta $20 al mes por hasta 200 personas, con todo incluido: todas las plataformas, eventos y equipos ilimitados, sin cargos por módulos. El uso actual aparece en la barra lateral del panel web.
Los administradores pueden abrir el portal de pagos desde la app para actualizar una tarjeta, descargar facturas o cancelar. Los pagos los maneja Stripe; Ministry Order nunca guarda los datos de tu tarjeta.
Si un pago falla o se cancela la suscripción, la app se bloquea para toda la iglesia. Los administradores ven un botón para actualizar el pago; a los voluntarios se les pide comunicarse con su administrador. No se elimina nada: el acceso vuelve en cuanto el pago esté al día.
Cuando una versión cambia cómo se guardan los datos, la app pide a todos que actualicen antes de continuar. Instálala pronto: una iglesia con versiones mezcladas puede ver horarios inconsistentes.
Revisa si tocaste Enviar solicitudes pendientes en ese equipo: las asignaciones quedan en borrador hasta que lo haces. Luego revisa que la persona tenga correo en su registro y que haya iniciado sesión al menos una vez. Las notificaciones solo llegan a quienes iniciaron sesión y las permitieron.
Es correcto. Administrar es para administradores y líderes. Si debería tener acceso, cambia su rol en Personas.
Revisa que Administrar datos → Zona horaria esté en la zona de tu iglesia. Todos ven las horas en esa zona sin importar dónde estén, así que si está mal, está mal para todos por igual.
Los puestos pertenecen a un solo equipo. Revisa que lo hayas agregado al equipo que estás programando: un puesto de Producción no aparece cuando estás llenando la tarjeta de Alabanza.
Una persona que rechazó sigue ocupando su puesto; es a propósito, para conservar el registro de quién dijo que no. Quítala de la fila y el puesto vuelve a quedar como Se necesita.
Vuelve a agregarlo con el botón + en la sección Equipos. El equipo y su lista no se tocaron (solo se quitó la copia del evento), pero tendrás que volver a asignar a las personas en ese evento.
Sí. Asigna a ambas al mismo puesto o dale al puesto más de un lugar. Las dos formas funcionan; los lugares son más claros cuando necesitas una cantidad fija.
Cualquiera de los dos. El panel web hace todo lo que hacen las apps: planear, programar, Modo en vivo y exportar. La mayoría de los líderes planean en la web y revisan en el teléfono; la mayoría de los voluntarios solo usan la app.
Escribe a support@node78.com y cuéntanos qué estabas haciendo cuando falló. Si algo se ve roto en la app, usa Reportar un error desde tu perfil: nos envía automáticamente los detalles que necesitamos.